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Avec Groupiful, simplifiez vos projets collaboratifs

Le travail collaboratif est une pratique de plus en plus répandue sur Internet. Les plateformes de travail collaboratif se développent depuis le début des années 2000 pour faciliter les échanges entre les membres d’un même projet.

Groupiful, qu’est ce que c’est?

groupiful_logoGroupiful a été mis en ligne le 9 janvier 2014. C’est un outil qui, comme sa baseline le laisse entendre (« Organize your group work easier and faster ») permet d’organiser et de faciliter le travail en groupe. C’est donc un outil collaboratif conçu pour créer des tâches et des projets. Son créateur, Jonathan Burshtein, souligne le fait qu’ils ont « construit Groupiful pour les particuliers dont les responsabilités et le travail couvrent différentes sphères : sociale, personnelle et professionnelle ».
Il se démarque des autres outils de travail collaboratif grâce à sa sobriété graphique et son ergonomie. Pour le moment, cette plateforme est accessible uniquement en anglais. Les membres du groupe de travail peuvent partager des fichiers, organiser des tâches, des événements, créer des notes ou encore, avoir des interactions. De nombreux tutoriels vidéos sont disponibles pour faciliter la prise en main de Groupiful.
Plusieurs versions sont disponibles en fonction du prix payé chaque mois par les utilisateurs. L’offre Starter, gratuite, peut accueillir jusqu’à 10 utilisateurs et propose un espace de stockage de 100 MB. Pour 5€ par mois, c’est la version Team (25 utilisateurs, 500 MB), pour 15€ la Business (50 utilisateurs, 2 GB), la Corporate pour 30€ (100 utilisateurs, 5 GB).

Les fonctionnalités détaillées

Pour utiliser Groupiful, il suffit simplement de renseigner une adresse mail. Une fois le compte utilisateur activé, il est possible de créer des groupes de travail et d’inviter les membres du projet. Chaque groupe propose diverses fonctionnalités:

Les posts

Ils servent à favoriser la communication de l’équipe projet. Les membres peuvent écrire et commenter les publications des autres collaborateurs. Par exemple, dans le cas d’imprévus ou de changements dans le projet, le système de posts permet une actualisation et un partage rapide de l’information

Les tâches

Elles permettent l’organisation du projet en lui-même et rendent compte des différentes étapes qui le composent. Une fonctionnalité très utile décrit l’état d’avancement de la tâche. L’utilisateur peut choisir entre: not started, in progress, on hold et completed. En un coup d’oeil, les membres de l’équipe ont un bon aperçu de ce qui a déjà été accompli et surtout de ce qu’il reste encore à réaliser. Des mots-clés sont attribués pour décrire les tâches. Une tâche particulière n’est pas nécessairement assignée à l’ensemble de l’équipe projet mais seulement des membres en particulier peuvent être sélectionnés. Des fichiers peuvent également être attachés à une tâche précise, qui peut contenir une date butoir.tache groupiful

Les notes

Cette fonctionnalité permet d’écrire des remarques comportant un titre et une description. Quelques outils de mise en pages sont présents : gras, italique, liste à puce… Un système d’archivage facilite l’organisation des notes.

Le calendrier

Les événements sont gérés grâce à un calendrier. Ils comportent toujours une date et horaire de début et de fin. Une rubrique événement à venir retrace l’ensemble des événement créés. Une petite icône avec un “i” affiche la description de l’événement au survol de la souris.

Les fichiers

Il n’est possible de télécharger qu’un seul fichier à la fois. Il est obligatoire de rédiger une description du document avant même que le téléchargement ne commence. Ce système force les utilisateurs à être explicites sur le contenu transféré dans l’outil collaboratif, ce qui évite les incompréhensions entre les membres d’un groupe.

News and updates

La rubrique informe les utilisateurs des dernières mises à jour, fonctionnalités et outils qu’il est possible d’utiliser. A cet instant, il précise que la future mise à jour se fera sur les comptes gratuits. Ils vont être changés ces prochaines semaines, les nouveaux utilisateurs ne pourront effectuer que cinq projets différents, avec la capacité d’accueillir cinq membres pour chaque projet.

Les avantages

Groupiful se démarque avant tout par son interface sobre et facile d’utilisation. Les internautes parviennent très facilement à maîtriser ce nouvel outil collaboratif. La navigation est intuitive puisqu’elle reprend les codes habituels des sites de gestion de projet: groupes de travail distincts, calendrier, tâches, notes… Groupiful offre la possibilité de gérer plusieurs projets en même temps. Ceux-ci sont tous rassemblés sur la page d’accueil sous l’onglet Projects ainsi que dans la rubrique Profils pour l’ensemble des groupes.
Les utilisateurs disposent immédiatement d’une bonne vue d’ensemble des travaux dans lesquels ils sont engagés et ne peuvent les confondre. Chaque projet possède sa propre interface avec calendrier et tâches. Pour gagner en proximité avec les internautes, Groupiful se rapproche des réseaux sociaux sur certains aspects. Il permet notamment l’ajout d’une photo de profil pour les utilisateurs ainsi que pour chaque projet. Les membres peuvent également commenter les posts de leurs collaborateurs ou signifier que le contenu leur plaît en cliquant sur une étoile. Concernant l’organisation du travail, un autre aspect très positif de Groupiful est le rappel d’événement grâce à l’envoi de mail. Deux jours avant un événement les membres reçoivent un courriel. Une dernière notification de rappel est envoyée la veille. Cette fonctionnalité est très pratique et facilite l’organisation des travaux de groupe pour lesquels aucun retard ne peut être toléré.

Les inconvénients

Groupiful est pour le moment, seulement disponible en anglais. C’est en quelque sorte un frein, même si l’anglais est la langue la plus utilisée pour communiquer et se faire comprendre partout dans le monde. Par ailleurs, l’outil présente des aspects contraignants. Il est impossible de transférer plusieurs fichiers en même temps, et le transfert de certains types de fichiers s’avère être assez lent (morceaux de musiques). A ce jour, c’est un problème assez conséquent car les technologies ont évolué et se veulent être toutes plus rapides et performantes les unes que les autres. Le chargement d’image prend un laps de temps trop important, environ 10 secondes, alors que cette action est simple.
Groupiful ne possède aucune application mobile ou pour tablette numérique. A l’heure où la mobilité et le besoin d’instantanéité sont plus que jamais présents, il est souhaitable d’adapter l’outil sur les technologies les plus utilisées et nomades qui soient.
De plus, la plateforme ne dispose d’aucun chat. Les collaborateurs ne peuvent pas discuter de manière instantanée, c’est par un système de posts que l’on peut communiquer. Cependant, Groupiful ne stipule pas la connexion d’un collaborateur sur la plateforme. Il n’y a pas de moyen de savoir si les autres sont en ligne ou non sur le projet en cours, contrairement à d’autres outils concurrents comme Google Drive. Ainsi, il est assez difficile de ressentir la collaboration directe en ayant des soucis de communication et de visibilité.

Cependant, Groupiful étant très récent, des améliorations sont à prévoir.

En savoir plus :

Site officiel de Groupiful
Article de présentation de Groupiful
Avis sur Groupiful (en anglais)

Anaïs Bozino
Sarah Cercley
Clémence Chouvelon
Marine Darcy

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