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CcGenie

ccgenie

Un Génie dans mon PC

Assez d’être perdus dans votre boîte mail et gaspiller du temps à retrouver une pièce jointe enfouie dans un flot d’informations ? Avec Ccgénie, l’élaboration de projets collaboratifs se simplifie ! Crée par une start-up Française en 2012, ccGenie est un petit nouveau dans le paysage des outils collaboratifs, qui organise automatiquement vos échanges par mails, pour les transformer en projet. En faisant suivre vos mails à CcGenie, il pourra extraire toutes les informations utiles, les indexer et les classer afin de vous faire gagner du temps, et de la visibilité dans l’élaboration de vos projets. Il s’agit d’un service gratuit, donc que vous pouvez utiliser sans restriction de manière personnelle ou professionnelle. De quoi se réconcilier avec sa boîte mail, et gagner du temps dans le traitement des informations !

Fiche de présentation :

Installée à PARIS la société CcGenie France est en activité depuis 1 an. Cette société par actions simplifiée à associé unique a vu le jour le 5 décembre 2012. Elle est spécialisée dans le secteur d’activité de la programmation informatique. A ce jour, le capital social de la société CCGENIE FRANCE est de 5 000,00 euros.

Fondateurs : Nitsan Seniak, Antoine Melki, Eric Brisson

Investisseurs : Investisseurs privés

Date de création : novembre 2012

Nombre de salariés : 3

Chiffres d’affaires : 0

Société basée à : Paris et San-Francisco

Le Principe :

Le principe est simple : on crée une «room» et on invite des contacts à rejoindre cet espace auquel une adresse mail spécifique est dédiée. Lorsque vous ou l’un des membres d’un groupe envoie un mail à l’adresse de la room, le Génie analyse son contenu, et le classe en quelques secondes dans les 5 espaces du logiciel (détaillées plus bas). La réparation et l’utilisation des rubriques permettent une optimisation du traitement de vos projets.

Test / Fonctionnement :

Premiers pas

La création de compte est très facile et rapide : il suffit d’entrer une adresse mail et un mot de passe. Il est également possible de se connecter via un compte google ou Linkedin. Une fois sur la page d’accueil de l’outil, la touche «visite guidée» permet des explications claires pour bien commencer l’utilisation et créer sa première «room».

La Room

room

C’est un espace collaboratif dans lequel on retrouve l’ensemble des informations qui sont échangées dans l’outil. Elle dispose de sa propre adresse mail qui servira à transférer les communications entre les différents contacts, et contient 5 onglets :

  • le fil d’actualité
  • les documents
  • les conversations
  • les notes
  • les contacts

Fil d’actualité :

fil actualit

Cette section répond à la question «qui a fait quoi»? C’est une sorte de journal des activités, où on retrouve les actions effectuées par les membres de la room.

Documents :

documents

Cette section contient l’ensemble des documents qui ont été échangés par mail, et supporte plusieurs formats (word, ppt, excel, pdf, psd, google doc, photos, liens dropbox ou HTML, vidéos). Chaque document est classé selon son type et on peut lui appliquer des tags, lui associer des notes ou utiliser un hashtag lors de l’envoi d’un mail (il apparaîtra dans la room, et aidera à retrouver très rapidement les documents grce au moteur de recherche interne)

Conversations :

conversationsCet onglet regroupe tous les mails adressés à votre room. Ici encore, on peut classer, identifier, annoter et filtrer l’ensemble de ces échanges d’e-mails. Le génie va nettoyer tous les mails reçus et recréer tout le fil de discussion par ordre chronologique tout en éliminant les possibles duplications du texte. Les pièces-jointes seront symbolisés par un lien, qui apparaîtra dans la section «Document» avec un lien vers la conversation d’origine.

Notes :

notes

Cette catégorie s’apparente à un bloc notes.

Point négatif : pas de possibilité de commentaires et pas de trace des différentes versions du document.

Contacts :

contacts

Dans cette catégorie, on retrouve l’ensemble des collaborateurs de la room avec qui on a échangé des e-mails.

Synthèse et avis

CcGénie est un atout pour les entreprises : il s’adopte de manière légère, tout en gérant très bien les environnements de travail hétérogènes. Il n’y aura donc pas de soucis si certains collaborateurs sont habitués à travailler plutôt avec un Drive, d’autres avec des liens dropbox ou simplement en traitement de texte, puisque CcGénie intègre tous ces formats.

Autre bon point pour les défenseurs du mail : il est conçu pour être intégré avec le mail, et ne pas rompre le workflow des échanges. Pas d’obligation de sortir de l’outil mail, et donc de s’adapter au fonctionnement d’un nouvel outil. On peut continuer à travailler par sa boite mail, tant qu’on pense à mettre la room en copie.

Cibles :

CcGénie cible plutôt les utilisateurs freelance, et les PME, car ils adoptent plus facilement les nouvelles technologies. Cependant, il est tout à fait possible d’imaginer un usage de ce logiciel dans une grande entreprise, puisque son adoption ne suppose que très peu de contraintes d’apprentissage, et quasi aucun changement de méthodologie de travail, tout en apportant de la clarté et un gain de temps.

Concurrents :

Aujourd’hui, le mail reste le point commun dans l’organisation du travail. Son utilisation est largement attestée, et même si plusieurs entreprises ont déjà tenté d’introduire une alternative à ce dernier dans leurs méthodes de travail, il est difficile pour les utilisateurs de changer leurs habitudes de travail en utilisant une autre application pas toujours simple, ni équivalente (ce qui amène souvent l’outil à être délaissé au final). Sharepoint, Basecamp, Podio, ou encore Azendoo,sont autant d’outils possibles dédiés à la gestion de projet. Mais force est de constater que les concurrents de CcGenie ne gèrent pas ou mal les mails. Certains d’entre eux offrent des connections avec l’e-mail sous une forme ou une autre, mais aucun n’est conçu dès ses fondations comme une extension du workflow du mail. Pour l’instant ccGenie est unique dans cette approche.

Communauté d’utilisateurs :

Comme le logiciel est encore jeune, il est difficile de trouver des informations sur sa communauté d’utilisateurs. On remarque cependant que CcGenie est présent sur les réseaux sociaux.

icone-fb #ccgenie

twitter-1024x1024

@CcGenie

Evolutions à venir

Pour le moment, l’accès à CcGénie est gratuit, mais un modèle « Freemium» est prévu (modèle économique associant une offre gratuite, en libre accès, et une offre «Premium», haut de gamme, en accès payant). Les utilisateurs pourront souscrire à un abonnement payant pour accéder à des fonctionnalités premium et lever des limitations sur le dimensionnement des projets. Un modèle de licence d’entreprise, plus classique est également en préparation. Remarque : une application smartphone serait très utile

Exemple d’utilisation : toute élaboration de projet qui requiert un envoi fréquent de mails et de pièces-jointes (travail collaboratif étudiant, gestion de projet en entreprise, outils personnel de stockage).

C’est de cette manière que je l’emploie : après avoir crée des conversations et des sujets factices pour le test de l’outil, je l’ai finalement adopté pour mon usage personnel. Comme je jongle entre plusieurs PC (et oublie souvent ma clé USB), j’ai fini par utiliser CcGénie comme espace de stockage organisé. Ainsi, j’envoie mes documents (cours, photos, PDF) à ma room, en utilisant des hashtag, et une fois chez moi, je retrouve tous les documents facilement, et au même endroit. J’aime beaucoup sa simplicité d’utilisation mais surtout son classement intelligent. Cela me permet aussi de garder une trace des mails importants que j’envoie, et de m’assurer une deuxième sécurité par la copie. C’est également très pratique pour le partage des cours : lorsqu’on me demande un cours : il me suffit d’inviter mon camarades à rejoindre ma room pour qu’il dispose de tous les documents qu’elle contient, et soit alerté par une notification pour les récupérer.

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