Murally a été créé en 2012 par un groupe de créatifs principalement issus du monde du jeu vidéo. Leur objectif était de créer un nouvel outil qui leur permettrait de partager et de s’inspirer autour d’un projet, tirant parti de multiples sources.

Cet outil collaboratif permet de rassembler sur le cloud l’équivalent d’un tableau blanc. Peuvent y être collés et reliés entre eux des vidéos, des notes, des posts-it, et autres documents en tout genre. Très utile pour le brainstorming et la conception de projets, il est utilisé par de nombreuses équipes de renom, comme Evernote ou DreamWorks Studios. En 2013, Murally dénombre 195 000 utilisateurs enregistré. A l’heure actuelle, on en compte 372 259.

Espaces de travail collaboratif : rooms et murals

Une fois l’organisation qui rassemble les collaborateurs définie, un ou plusieurs espaces de travail (rooms) peuvent y être créés pour regrouper des équipes de collaborateurs. Les collaborateurs peuvent créer dans la room des murs de travail appelés murals où ils peuvent poser des fichiers, des images, venant de leur ordinateur, d’autres outils en ligne, ou créer des documents au sein même de l’outil. L’avantage des “rooms” est qu’elles offrent la possibilité de suivre plusieurs projets, mais sur des fenêtres différentes. Ainsi, il est facile de s’y retrouver si l’on a plusieurs groupes de collaborateurs. Nous verrons plus loin les limites qu’imposent l’outil à ce niveau là.

L’interface

Elle est composée de trois parties distinctes, comportant chacune des fonctions spécifiques : une barre à gauche, une barre de menu et l’espace de travail où sont déposés tous les documents.

Espace de travail : “mural”

Ce que l’on remarque au premier abord, c’est l’attention portée à l’ergonomie de l’outil. Des post-its de couleurs et de toutes formes apportent un côté ludique. Le principe de cette interface est de venir y coller tous les éléments nécessaires au brainstorming. L’insertion de médias ou d’images se fait très simplement grâce à un système très riche de drag & drop et la prise en main se fait rapidement et de façon intuitive.

L’interface est grande et permet de créer un espace de travail aéré et ordonné. La taille des documents, leur disposition et leur inclinaison peuvent être modifiés facilement.

L’outil propose également la possibilité d’ajouter des commentaires et des mentions sur les différents éléments du mural. Un historique de ces modifications est consultable en permanence. De plus les utilisateurs peuvent paramétrer leur compte pour recevoir un email quand quelqu’un commente un Mural, le rejoint, le mentionne… Un tchat intégré est disponible à côté des notifications dans la barre de tâches en bas à droite. Un mode “présentation” est présent ce qui permet de passer en revue des zones du mur. Cette option est pratique car elle permet de faire le point et passer en revue l’état du travail, voir d’en faire un exposé (à des collaborateurs ou des clients par exemple). Pour finir il est possible d’exporter un mural dans un format image.

Barre de gauche

Outils de texte (text tools) : possibilité de créer des boîtes de texte, des titres ou des commentaires, ainsi que des “sticky notes” de différentes formes et couleurs Ajout de formes (shapes) : flèches, lignes, accolades, etc. pour relier les différents documents et organiser son contenu Autocollants (stickers) : en N&B ou en couleur, permettent de communiquer visuellement et d’ajouter de la gaieté “Layouts” : ajouter des tableaux, pré-conçus ou non, pour aider à l’organisation d’un projet. On peut aussi ajouter des calendriers. En designant un layout qui répond aux besoins d’un projet, cette fonctionnalité prend tout son sens.

Possibilité d’insérer du contenu venant d’un autre site : images, articles, sites web sont automatiquement prévisualisables Fonctionnalité liée à une application mobile qui permet de garder des idées, des images de côté quand on est en déplacement pour les retrouver plus tard sur le mur. Application qui permet de ne jamais interrompre le brainstorming avec prise de note, shémas, photos directement envoyé vers la boite de réception Murally Services de Cloud : on peut insérer ses notes Evernote dans l’espace de travail. Idem avec Google Drive qui propose même un exploreur intégré.

Barre de menu

Elle permet d’administrer l’espace de travail et de naviguer entre les espaces, le partager (via un “view link” qui permettra à des personnes choisies de voir le travail effectué), inviter de nouveaux collaborateurs, gérer les autorisations des membres (limitées à une seule : si les autres membres que l’admin ont le droit d’inviter de nouveaux collaborateurs ou non) ou modifier le titre et la description de l’espace de travail actuel. Possibilité également de créer une copie de l’espace de travail, de le déplacer, l’archiver ou le supprimer.

Des limites ?

Seulement deux profils : Contributeur ou visiteur

Le principal désavantage de Murally est qu’il ne permet pas une gestion fine des droits. Tout utilisateur qui accède à un Mural en est systématiquement contributeur et donc éditeur. Il aurait été utile par exemple de proposer de restreindre certains invités aux seuls commentaires et tchat. Néanmoins, il est possible d’envoyer un lien de visiteur à un collaborateur externe, qui pourra alors consulter le mural et utiliser la fonction présentation. Il faut garder en tête que Mural est pensé comme un espace éphémère ayant pour but de réfléchir à plusieurs. Les résultats du brainstroming doivent donc être stockés en dehors de la plateforme.

Gestion des murals

Du fait de son modèle économique, Murally restreint le nombre d’espaces que chaque utilisateur peut créer. Il ne permet pas de créer plus de deux murals par room (1 maximum par utilisateur) sans devoir payer un accès premium. Un gros point noir pour les utilisateurs travaillant sur de gros projets avec de nombreux collaborateurs ! Notez qu’il est possible d’archiver les mural qu’on ne compte plus éditer. En archivant un mural, cela permet de libérer un emplacement. Les murals archivés peuvent toujours être consultés. Si l’offre Garage est trop limitée pour vous ou votre entreprise, il faudra envisager l’upgrade de votre compte en Starter (19$, 20 murals), Studio (49$, 50 murals) ou Business(149$ pour 150 murals). Il existe également un tarif spécial pour les entreprises qui leur permet de créer un nombre illimité de murals, mais qui n’est pas fixé (un numéro est disponible et l’entreprise doit appeler). La communauté d’utilisateurs fidèles à Murally ont tendance à demander une offre plus abordable pour un usage personnel.

Conclusion

Avec son aspect amusant et ludique, Murally est typiquement le genre d’outil dont les utilisateurs peuvent inventer les usages. Avec une certaine organisation, il peut répondre à de nombreux besoins. En revanche, il va sans dire qu’il délivre davantage son potentiel pour les projets “visuels” impliquant du design, les projets audiovisuels, création de jeu vidéo, etc…

Article créé par Mathieu Bézier, Julien Gasbayet et Justine Pétry

http://mural.ly/
Présentation de Murally par son CEO : http://youtu.be/bh5KudYPsE8
Blog de Murally
Murally sur Twitter et Facebook
Forums de la communauté Murally