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OneNote, pense bête plutôt pas bête

Parmi les outils collaboratifs connus, il y a OneNote. Arrivé sur le marché en 2003 avec la suite Microsoft Office 2003, cet outil a plusieurs fonctionnalités :

  • Capturer : impression d’écran, prise de note, insertion de tout type de médias ( son, image, dessin…)

  • Stocker : Permet la sauvegarde de nos notes et ceci organisé de manière hiérarchique sous forme d’intercalaire

  • Partager : Envoyer ses notes par mails et travailler à plusieurs sur un même document.

 

La prise de note, est accessible pour tous les supports ordinateur de bureau, ordinateur portable, tablette). Ces différentes fonctions utilisables tant au niveau personnel (noter des rendez-vous par exemple) que professionnel (rédiger des comptes rendu, travailler sur un document avec un collaborateur par exemple), font de OneNote un outil indispensable.

 

Organiser vos notes

  • Classement par intercalaire

Une des spécificités de cet outil collaboratif, réside dans le fait que l’utilisateur peut classer ses notes sous formes d’intercalaires, ce qui peux être un gain de temps lorsque celui-ci cherche une note. Il est possible par exemple de créer des intercalaires pour chaque thématique. Exemple : intercalaire rose pour la comptabilité, intercalaire vert pour le compte rendu réunion…

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  • Repères visuels

Lorsque l’on rédige une note, il est possible d’y ajouter des repères visuels comme pour le support papier, à savoir surligner un passage important.

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De plus, des balises existent afin de les appliquer à nos notes. Celles-ci font office de mémo : à faire/ important/idée…Une fois qu’une note a été balisé, une icone apparaît juste à côté. Ces balises ont la spécificité d’être interactive. Par exemple, en ce qui concerne la balise «  A faire », lorsque la tche à été faite, l’utilisateur coche sur la balise afin de prévenir du changement.

onenote

Choisissez ici un indicateur de temps- Pour cet exemple, sélectionnons « A faire »

OneNote

Une case à cocher apparaît

 OneNote

Il est possible de cocher cette case lorsque ce que la tche a été effectuée.

Un travail collaboratif

  • Envoyer ses notes

Un utilisateur a la possibilité, s’il le souhaite d’envoyer ses notes par mails à ses collègues ou amis. Le destinataire recevra le contenu des notes dans le corps du message mais aussi en pièce jointe sous le format OneNote (.one). Si ce destinataire détient lui aussi OneNote, il a la possibilité d’ajouter le fichier .one à son bloc note.

Cependant l’envoi de note par e-mail, fonctionne uniquement si Microsoft office Outlook est installée sur l’ordinateur de l’émetteur.

Onglet Fichier> Envoyer

OneNote4

OneNote5

                                                                                 La messagerie d’Outlook se lance automatiquement.

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  • Blocs notes partagés

L’action de partager nos notes en quelques clics fait aussi partit des avantages du logiciel.

Plusieurs choix s’offrent à l’utilisateur :

  • Inviter des personnes : en indiquant l’adresse mail du destinataire. Il est possible d’inclure un message personnel avec l’invitation.

  • Obtenir un lien de partage : utile pour partager avec groupes de personnes importants.

  • Partager avec la réunion: un lien vers les notes est partagés avec tout les membres de la réunion. De plus, les détails sont ajoutés à la page des notes.

  • Déplacer le bloc-notes

Travailler en collaboration donne la possibilité à chacun de modifier le texte. A chaque mise à jour, OneNote fusionne toutes les modifications pour en faire un dossier commun

Dans le menu Fichier, cliquez sur Partager

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One Note ou Evernote ? 

Evernote est gratuit. Une version premium est accessible pour 5 euros par mois. Elle permet d’accéder à plus de fonctionnalités, tel que l’accès aux historiques (toujours pratique si l’on efface par erreur une note). 

Tandis que One Note est payant, disponible pour 10 euros par mois. La version d’essai est gratuite le premier mois mais les suivants sont payants et reconduits automatiquement. Il faut donc bien penser à annuler son abonnement à la fin du premier mois d’essai si l’on n’est pas convaincu par les prestations de l’outil. 

Evidemment, les utilisateurs de logiciels libres n’ont pas la possibilité d’installer OneNote édité par Microsoft. Il en va de même pour Evernote.

                        Et l’utilisation sur smartphone ?

Avec l’agrandissement des écrans de smartphones, les gens ont tendance à utiliser leur téléphone comme un véritable agenda. Ils prennent de plus en plus de notes directement sur leurs portables qu’ils gardent en permanence sur eux. D’où l’intérêt pour des entreprises comme OneNote et Evernote de ne pas négliger cette utilisation qui prend de l’ampleur.

L’application OneNote, pourtant testée ici sur un smartphone fonctionnant sous Windows 8 est minimaliste. 

Les comptes OneNote sur ordinateur et smartphone du même utilisateur sont reliés à condition de télécharger l’application OneDrive et de s’identifier dessus. Une fois identifié, l’utilisateur dispose des différentes notes qu’il a pu effectuer sur son PC et peut donc y accéder n’importe où via son mobile, les modifier, les supprimer à sa guise. L’utilisateur a également la possibilité de partager ses contenus via l’envoi de mail.

Evernote, dès la première ouverture de l’application demande à l’utilisateur de s’enregistrer ou de s’identifier. L’application, encore une fois, dispose de fonctionnalités un peu plus nombreuses comme la « diction »

Moins de fonctionnalités, plus cher. One Note a encore du chemin à parcourir avant de réussir à dépasser son concurrent l’éléphant.

Pour télécharger OneNote : http://www.01net.com/telecharger/windows/Utilitaire/accessibilite/fiches/122454.html

 

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